1. "Introduction:
In compliance with the provisions of Statutory Law 1581 of 2012, which establishes general provisions for the protection of personal data, the CIUDAD REFUGIO FOUNDATION hereby issues its Privacy and Personal Data Protection Policy, with the aim of safeguarding the personal information to which it has access in the development of its corporate purpose and within the ordinary course of its operations, specifically in those social, religious, labor, educational, communication, contractual, and legal activities in which the collection and storage of personal data is required.”
2. Legal and Regulatory Framework
Article 15 of the Colombian Political Constitution enshrines the right of every person to “know, update, and rectify information that has been collected about them in databases and in files of public and private entities.” Statutory Law 1581 of 2012, Regulatory Decree 1377 of 2013, Decree 1377 of 2013, Decree 1074 of 2015, and Decree 090 of 2018 have established the minimum guidelines that must be implemented for the processing of personal data.”
3."Scope/Applicability
All the guidelines and conditions enshrined in this personal data protection protocol shall be applied to all databases, files, and personal data records that are processed by the CIUDAD REFUGIO FOUNDATION when acting as Data Controller and/or Data Processor.
4. Data Controller Identification
The data controller responsible for the personal data covered by this policy is the CIUDAD REFUGIO FOUNDATION, a non-profit organization with NIT 811025866-1, legally constituted on November 20, 2000. Its purpose is to carry out all types of activities aimed at the resocialization of homeless adults and their families, understood as the process of integrating these individuals into social, educational, cultural, economic, and productive life, abandoning begging as a means of subsistence, and providing humanitarian aid and restoration to families displaced by violence or at high risk of vulnerability. Address: Medellín, Special District of Science, Technology, and Innovation. Address: Calle 65f # 47 – 45, Barrio Prado Centro, Commune 10 – La Candelaria. Email: foundationcr@hotmail.com – foundationngo@gmail.com”
"5. Definitions
“For the purposes of interpreting this data processing policy, the following terms shall be defined as follows:”
6. Data Processing FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO
in the development of its corporate purpose, as well as to strengthen its relationships with third parties and fulfill its obligations, collects, stores, processes, uses, manages, transfers, transmits, and deletes personal data, which will be processed in accordance with the purposes set forth below, as the case may be:”
Nombre y razón social de la entidad a la que pertenece, en su caso, número de teléfono y nombre de una persona de contacto para emergencias, EPS y ARL a la que está afiliada.
- Nota: “EPS” y “ARL” son términos específicos de Colombia relacionados con seguros de salud y prevención de riesgos. Considere proporcionar términos equivalentes o una breve explicación en la versión en inglés si no se trata de un acrónimo conocido.
Gestión de obligaciones contables y fiscales.
Atención de requerimientos judiciales o administrativos en caso de que así lo requiera la autoridad competente.
Prevenir y detectar cualquier actividad ilegal.
Brindar respuesta oportuna a solicitudes, consultas, quejas y reclamos.
En general, para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO.
Redes Sociales y Acceso a los sitios web de FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO:
- El sitio web https://ciudadrefugio.org contiene conectores e hipervínculos que dirigen a redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram, YouTube y Google, por lo que se ADVIERTE que si el Titular inicia sesión en alguna de las redes sociales durante una visita a los sitios web de FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO y/o sus Entidades Aliadas, la red social podrá agregar dicha información al perfil del Titular y, en consecuencia, cuando un Titular interactúe con alguna de las redes sociales antes mencionadas, los servicios y programas de FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO, su Información Personal será transferida a la red social de que se trate. El Titular que no esté de acuerdo con la transferencia de su Información Personal a las redes sociales deberá cerrar sesión (de la red social) antes de ingresar a los sitios web de FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO y demás Entidades Aliadas; la falta de cierre de sesión no será nuestra responsabilidad por la recolección, transmisión y, en general, el tratamiento que se le dé a la Información Personal del Titular en los eventos descritos anteriormente. Así, los Titulares de Datos que ingresan simultáneamente a los sitios web y sus perfiles en las distintas redes sociales, quedan sujetos a las políticas de privacidad de la respectiva red.
- FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO, en su transmisión a través de redes sociales o en sus próximos canales de televisión, podrá recibir información, testimonios, y su finalidad tiene como efectos la reproducción y comunicación pública. La producción realizada utilizará las imágenes para los fines dentro de los objetivos establecidos en el Canal de TV. Dichas imágenes serán conservadas por el tiempo exclusivo para cumplir con la finalidad para la cual fueron recolectadas.
- Como parte de esta política en FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO, los videos que se transmiten en el programa son previamente autorizados por escrito por los titulares de la información e imágenes.
- La falta de autorización expresa previa será tenida en cuenta por FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO a fin de evitar, en la medida de lo posible, la recogida de datos de niños, niñas y adolescentes. En todo caso, de haber tomado dicha imagen mediante fotografía, vídeo o cualquier otro medio de captación, se desvirtuarán sus rasgos diferenciadores, en los términos aquí previstos, para el uso y tratamiento de su imagen.
En los programas y eventos liderados por la FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO donde se controle la asistencia, se recolectarán los siguientes datos:
• Proyecto o Evento
• Ubicación
• Duración
• Fecha
• Temática
• Coordinador del Evento
• Conferencista
• Nombre y Apellidos
• Fecha y Lugar de Nacimiento
• Grupo Étnico (Afrocolombiano/Negro/Raizal/Palenquero, Indígena, Otros)
• Sexo (Masculino, Femenino)
• Número de cédula
• Número de Teléfono
• Correo Electrónico
• Dirección
• Organización o Entidad a la que Pertenece
• EPS – ARL (Entidades de Gestión de Riesgos y Salud)
• Ocupación
• Datos de una Persona Cercana para Contactar en Caso de un Incidente:
• Nombre
• Apellido
• Número de cédula
• Parentesco
• Dirección de la Ubicación
• Número de Teléfono (Fijo – Celular)
• Correo Electrónico
• Ocupación
Cuando se realicen donaciones a través de la página web https://ciudadrefugio.org/es/donate/ no se recogerán datos del medio de pago (tarjeta de crédito y/o débito), ya que este proceso se gestiona a través del botón de pago y/o intermediarios financieros. Por tanto, la información introducida es para uso exclusivo de las entidades financieras. De esta forma, los tipos de datos en los pasos de donación a través de PSE son los siguientes:
- Acceso a través de la web de FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO (Datos básicos)
- Iniciación de la transacción a través del intermediario High5Give5 (Datos financieros)
- Finalización de la transacción directamente en el banco seleccionado (Datos financieros)
- Nombre del gerente, representante legal y personas de contacto para las actividades realizadas con FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO y pagos, sus números de teléfono fijo y móvil y correos electrónicos corporativos.
- Para el caso de personas físicas como Donantes y Aliados, el nombre de las personas de contacto para las actividades realizadas con CI, pagos y facturación, información fiscal y de pagos al sistema general de seguridad social, así como información bancaria incluyendo número de cuenta bancaria y nombre y clave del banco.
Al realizar donaciones a través de la página web o en los sobres de la iglesia destinados para tal fin, los datos serán utilizados única y exclusivamente por CASA REFUGIO. “Para la gestión de informes contables internos y externos y para la emisión de certificados de donación. En dichos sobres se indica claramente, en una cláusula impresa, la finalidad del uso de los datos personales contenidos en los mismos”.
Nombre, DNI, dirección, teléfono, correo electrónico, edad, fecha de nacimiento, copia de DNI, currículum, certificados, último salario, exámenes, informes de entrevistas.
- Desarrollar los procesos de selección y contratación de personal, de acuerdo con los requerimientos internos de FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO.
- Name, identification number, physical and electronic address, landline and mobile phone numbers, name of spouse or permanent partner, children’s names, age, date of birth, copy of identification document, resume, educational certificates and work experience certifications, name and contact phone number of a family member for emergencies, birth certificate of children, employment contract and changes thereto, salary and other payments, amounts and balances of debts contracted with FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO or that involve payroll deductions.
- Fully comply with the obligations arising from the employment contract, by virtue of which the collection of data is necessary to carry out the management of affiliations to the social security system for health, pension, ARL and Compensation Fund, and other records and contributions required by current labor legislation.
- Implement the wellness and occupational health programs defined in the Human Resources management.
- Process payroll and parafiscal payments.
- Manage employee access to IT resources, as well as the registration and control of access to facilities, in order to guarantee the safety and integrity of people and assets.
- When they are legal entities: Name of the manager or legal representative, of the persons in charge of contact for the purposes of activities carried out with CI, of payments and invoicing, their fixed and mobile corporate telephones and corporate emails.
- For the case of natural person Suppliers, in addition to the name of the persons in charge of contact for the purposes of the activities carried out with CI, of payments and invoicing, tax information and payments to the general social security system, and banking information including bank account and name and code of the bank.
In accordance with article 7 of Law 1581 of 2012, FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO will only process the personal information of children and adolescents with the express authorization of their legal representatives, ensuring the prevailing rights that the Political Constitution recognizes for them, and for the purposes specifically informed prior to their delivery, always respecting the rights granted to them in terms of Constitutional Court ruling T-729 of 2002, which, where relevant, indicates that: “The function of managing a database must be based on the principles of freedom, necessity, truthfulness, integrity, incorporation, purpose, utility, restricted circulation, expiration, and individuality” and Ruling C-748 of 2011, which specified that, if criteria such as purpose are met, insofar as it responds to the best interests of the minor; the opinion of the minor must be taken into account, according to the degree of maturity; ensuring respect for their fundamental rights and compliance with the requirements provided for in Law 1581 of 2012 (Habeas Data Law), the processing is viable. Among other aspects, the court highlighted the importance of not risking the prevalence of the rights of minors, analyzing each case individually and taking into account the principles of security, confidentiality, legality, freedom and restricted access and circulation. Regarding the principle of freedom, it recalled that it is a fundamental pillar of the rules for the protection of personal data and implies that the activity requires the prior authorization of the data subject. In this case, that holder is the legal representative, counting, if possible, on the opinion of the minor. Likewise, in the development of social, spiritual and educational activities, FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO will promote spaces to provide information and train the legal representatives and guardians of minors on the potential risks faced by children and adolescents regarding the improper handling of their personal data, as well as the responsible and secure use by children and adolescents of their personal data, their right to privacy and protection of their personal information and that of others.
FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO, as a non-profit organization, will process sensitive data in the development of its social objectives, with the appropriate security guarantees, provided that it is information of its beneficiaries and/or target population. Likewise, as indicated by the norm, in those cases where the data subject gives their consent, when the processing is necessary to safeguard the vital interest of the data subject and the data subject is physically or legally incapacitated, in the event that the processing refers to data that is necessary for the recognition, exercise or defense of a right in a judicial process, and when there is a historical, statistical or scientific purpose, guaranteeing the measures leading to the suppression of the identity of the data subjects.Note: Sensitive data refers to personal information that could cause discrimination or harm if disclosed, such as racial or ethnic origin, political opinions, religious beliefs, health information, and biometric data.
- Name and Surname
- Company name, if applicable
- ID number
- Date and Place of Birth
- Residential Address
- Neighborhood
- City
- Phone number
- Occupation
- Health Insurance Provider (EPS)
- Days and Hours of Service
- Volunteer Activity
- Duration of Volunteer Work
- Volunteer Coordinator
Emergency Contact:
- Nombre: First Name
- Apellidos: Last Name(s)
- Cédula: ID Number (or National ID Number for a more specific translation)
- Parentesco: Relationship
- Dirección de Localización: Address
- Teléfono (Fijo – Celular): Phone Number (Landline – Mobile)
- Correo Electrónico: Email Address
- Ocupación: Occupation
7. Purpose:
8.Data Subject Authorization
FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO will request prior, express, and informed authorization from Data Subjects regarding the processing of their personal data, taking into account the following:
9. Passively Collected Information
When accessing or using the services contained within the FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO websites, the Foundation may collect information passively through information management technologies such as “cookies”. This information may include hardware and software details, IP address, browser type, operating system, domain name, access time, and referring website addresses. Through the use of these tools, no personal data of users is directly collected.
10. Rights of Data Subjects Natural persons whose Personal Data is processed by LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO have the following rights:
10. To know the Personal Data that LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO processes. •
A solicitar en cualquier momento que sus datos sean actualizados o rectificados. • A solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de los Datos Personales. • A obtener información de LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a los Datos Personales. • A presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales. • A solicitar a LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO la supresión de sus Datos Personales y revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de conformidad con los procedimientos establecidos en esta Política. La solicitud de supresión de Datos Personales o la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las Bases de Datos, ni mientras esté vigente la relación entre el Titular y LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO en virtud de la cual se reconocieron dichos Datos Personales. • A acceder gratuitamente a sus Datos Personales que estén siendo objeto de tratamiento.
“La solicitud de supresión de Datos Personales o la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las Bases de Datos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO en virtud de la cual se recabaron dichos Datos Personales. • Acceder a sus Datos Personales que estén siendo objeto de Tratamiento de forma gratuita. El titular de los datos personales podrá ejercer el derecho de consulta personalmente, en cuyo caso, éste sólo podrá ser ejercido por las siguientes personas: • Por el titular de los datos personales, quien deberá acreditar suficientemente su identidad por los diferentes medios que LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO haya dispuesto para tal efecto. • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. • Por el representante y/o apoderado del titular de los datos personales, previa acreditación de la representación o poder. Los derechos de los niños, niñas y adolescentes serán ejercidos por las personas que estén facultadas para representarlos. Los derechos se ejercerán mediante petición o solicitud dirigida a LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO formulada por cualquier medio que garantice la identificación del titular de los datos personales. El interesado podrá ejercitar sus derechos a través de un medio sencillo y gratuito que le permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud. En este sentido, se consideran medios no conformes con la ley, y por tanto no legítimos ante LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO, los siguientes: • El envío de cartas certificadas o similares.
11 Procedure for Exercising the Data Subject's Rights
11.1. Right to Information What is the Right to Information?
Es el derecho del titular de los datos a información sobre si sus datos personales están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que se esté realizando, el origen de dichos datos obtenidos y las comunicaciones realizadas o previstas respecto de los mismos.
“El titular de los datos personales podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: • Al menos una vez cada mes calendario, y • Cuando existan modificaciones sustanciales en las Políticas de Tratamiento de la Información que motiven nuevas consultas.
Ejercicio del derecho: ¿Cómo se ejerce? El interesado podrá optar por uno o varios de los siguientes sistemas para consultar la base de datos y recibir la información solicitada: • Documento escrito, copia o fotocopia enviada por correo certificado • Correo electrónico u otros sistemas de comunicación electrónica • Otro sistema adecuado a la configuración o implementación material de la base de datos oa la naturaleza del tratamiento, ofrecido por LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO”
11.2. Right to Reclaim
Rectificación, supresión y actualización de la infracción
Reclamo de rectificación: derecho del interesado a que se modifiquen los datos que sean inexactos o incompletos.
Reclamo de supresión: derecho del interesado a que se supriman los datos que sean inadecuados o excesivos.
Reclamo de actualización: derecho a solicitar que se actualicen sus datos.
11.3. Exercise of the right: How and who can exercise it?
El interesado podrá presentar reclamación ante LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO, enviando la solicitud correspondiente cuyo contenido mínimo deberá ser:
• Los datos concretos a que se refiere la solicitud.
• La subsanación a realizar, en su caso.
• La documentación acreditativa de la petición.
1.4. Response to the consultation request:
¿A quién y cómo se atiende o responde?
Una vez recibida la solicitud, LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO resolverá la solicitud de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En caso de que el reclamo resulte incompleto, LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO requerirá al titular dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las deficiencias. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, y el solicitante no ha presentado la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
El área de Auditoría Interna de LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO será la encargada de la gestión y atención de los derechos ejercidos por los titulares de los datos.
Respecto de sus datos personales, los canales implementados por LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO para que el titular de los datos personales plantee una consulta o solicitud relacionada con datos personales que deban ser corregidos, actualizados o suprimidos, o un reclamo por presunto incumplimiento son: Correo electrónico Foundationcr@hotmail.com – Foundationngo@gmail.com Comunicación escrita que puede radicarse en la Calle 65F#47-45, Prado Centro, Comuna 10, Distrito de Ciencia, Tecnología e Innovación de Medellín. Línea telefónica +57 (4) 580 5858 El correo electrónico, comunicación o llamada debe estar dirigida a la Alta Gerencia de LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO y la solicitud o comunicación dirigida a LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO debe contener como mínimo la siguiente información: • Nombre completo del titular de los datos. • Copia del documento de identificación del titular de los datos, o en su caso, de quien lo representa, así como el documento que acredita tal condición o representación. • Contenido de la solicitud donde se acredita la descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos . • Domicilio para notificaciones o cualquier otro medio para recibir la respuesta. • Documentos que sustentan la petición, en su caso.
12
Personal Data Security
LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO, in strict compliance with the Principle of Security in the Processing of Personal Data, shall provide the technical, human, and administrative measures necessary to ensure the security of the records, preventing their alteration, loss, consultation, use, or unauthorized or fraudulent access. The obligation and responsibility of LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO is limited to having the adequate means for this purpose. LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO does not guarantee the total security of your information nor is it responsible for any consequences derived from technical failures or unauthorized access by third parties to the Databases or files where the Personal Data processed by LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO and its Processors are stored. LA FUNDACIÓN CIUDAD REFUGIO shall require the service providers it contracts to adopt and comply with the adequate technical, human, and and administrative measures for the protection of Personal Data in relation to which said providers act as Processors.
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